Santé

Zoom sur le secrétariat téléphonique médical de Calleo

Zoom sur le secrétariat téléphonique médical de Calleo

Un cabinet médical reçoit plusieurs appels téléphoniques par jour. Les professionnels de santé qui souhaitent se centrer davantage sur le cœur de leur métier n’hésiteront jamais à chercher une formule qui leur épargnera beaucoup de désordre. Ils veillent ainsi à ce que leurs services soient conformes aux besoins de la patientèle. Le fait de concevoir des plateformes de secrétariat médical ainsi que des interfaces de prise de rendez-vous est devenu indispensable. La mise en place d’un télésecrétariat externalisé assurant l’accueil téléphonique médical représente une solution pour mettre fin à tous les problèmes de communication entre patients et médecin.

Mise en place du service de télésecrétariat médical chez Calleo

Le service de télésecrétariat doit être de qualité et le télésecrétariat devrait fournir plusieurs tâches telles que la gestion des appels téléphoniques entrants, en fournissant un accueil simple et personnalisé. La compréhension de la raison de l’appel, le transfert de ligne au bon correspondant ainsi que la prise de message sont par ailleurs assurés.

D’un autre côté, Il est important d’apporter un renseignement aux agents responsables conformément à sa requête et gérer les agendas médicaux des collaborateurs avec notamment la fonction clé de la prise de rdv patient en ligne, incluse dans toutes les prestations de télésecrétariat.

Les avantages d’une plateforme secrétariat médicale

Les professionnels de santé ont recours à une permanence téléphonique médicale leur permettant d’exercer leur fonction en toute aisance sans être dérangés. Cette permanence téléphonique est assurée par une plateforme de secrétaires médicales. Tout passe par la mise en place d’un système d’agenda en ligne consultable en quelques clics, depuis un ordinateur ou un Smartphone. Une permanence téléphonique de qualité est un reporting précis de tous les appels entrants qui détermine plusieurs éléments nécessaires pour la bonne gestion de l’agenda médical.

Missions du télésecrétariat médical  

Outre la secrétaire du cabinet, un médecin ne peut pas se consacrer, comme il le souhaite, pour son activité sans l’aide d’une télésecrétaire médicale expérimentée. Si la réception des appels est sa principale tâche administrative, la gestion de l’agenda médecin en est un autre. Il est dès lors important que la secrétaire du cabinet soit accompagnée d’un autre agent par exemple par une secrétaire à distance qui saura rassurer ses interlocuteurs, les éclairer en traitant le degré d’urgence. Cette alternative est idéale pour éviter les longues attentes et accorder plus de chance aux patients de trouver un rendez-vous plus proche.

En générale, la télésecrétaire médicale est chargée de la réception des appels téléphoniques, de la gestion administrative des dossiers et de la prise des rendez-vous médicaux en ligne. Elle est en mesure aussi de suivre les instructions et les consignes du praticien.

Externalisation de la réception d’appels téléphoniques

En choisissant d’externaliser le secrétariat téléphonique, les professionnels de santé peuvent trouver de nouvelles perspectives avec leur patientèle.  Certains spécialistes du standard externalisé ont mis en place un nouveau procédé d’accueil d’appels médicaux, via une secrétaire virtuelle. Au lieu de gaspiller plus son temps et son énergie dans la gestion des appels téléphoniques et rdv médicaux en ligne, le praticien opte une secrétaire médicale à distance, simple et efficace. Cette secrétaire externe virtuelle est disponible à tout moment de 8h à 20h pour répondre rapidement à tous les appels entrants. Elle permet de gérer l’agenda médical dans le respect des consignes des praticiens. Elle est par ailleurs habilitée à traiter les appels, prises de messages, informations diverses, gestion des rendez-vous …exceptés les appels qui requièrent la compétence du praticien et qui seront filtrés, et lui seront transmis ou délégués à une télésecrétaire.

 

Tarif d’une secrétaire externe

La plupart des plateformes téléphoniques médicales offrent des forfaits de télésecrétariat externes pour les professionnels de santé comme la société Calleo qui met à la disposition de ses clients des packs adaptés à leurs besoins. Si vous choisissez les formules de forfaits, vous aurez à votre disposition une liste de prestations réalisées sur la période déterminée. Un forfait comprend :

  • l’accueil téléphonique,
  • prise de rdv patient en ligne,
  • répondeur personnalisé et confirmation par SMS.

Pour ce qui est de la facturation au temps passé, elle repose sur un taux horaire déterminé lors de la signature du contrat.  La tarification d’une secrétaire médicale à distance oscille entre 15 et 35 € de l’heure tandis que les forfaits démarrent à 25 € environ et peuvent augmenter du moment où on leur rajoute des prestations.

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